14.12.2018
EN
Gdańsk 2018

ZWAŻYWSZY, ŻE:

  1. XXXVIII Zjazd Związku Harcerstwa Polskiego w dniu 8 grudnia 2013 r. podjął uchwałę w sprawie wzmocnienia działalności programowej drużyn i gromad, w której zobowiązał Główną Kwaterę ZHP do organizacji w roku 2018 zlotu Związku Harcerstwa Polskiego;
  2. Główna Kwatera ZHP swoją uchwałą nr 181/2017 z dnia 22 lutego 2017 r. zwołała Zlot ZHP w Gdańsku w dniach 6-16 sierpnia 2018 r. i powierzyła jego organizację komendzie zlotu,
  3. Związek Harcerstwa Polskiego zawarł z Miastem Gdańskiem Umowę Współorganizacji Europejskiego Jamboree 2020 i Zlotu ZHP „Gdańsk 2018”;
  4. Związek Harcerstwa Polskiego zaprosił do uczestnictwa w zlocie członków organizacji harcerskich i skautowych działających pod honorowym protektoratem Prezydenta Rzeczypospolitej Polskiej;
  5. Prezes Rady Ministrów objął zlot swoim honorowym patronatem;
  6. Związek Harcerstwa Polskiego jest na zasadzie wyłączności uznawany przez Światową Organizację Ruchu Skautowego (WOSM) i Światowe Stowarzyszenie Przewodniczek i Skautek (WAGGGS) jako Krajowa Organizacja Skautowa w Rzeczypospolitej Polskiej i jest członkiem tych stowarzyszeń zagranicznych, na równi z odnośnymi krajowymi organizacjami skautowymi z innych państw;

GŁÓWNA KWATERA ZHP UCHWALA REGULAMIN WYKONAWCZY ZLOTU ZHP „GDAŃSK 2018” W NASTĘPUJĄCYM BRZMIENIU:

  1. Regulamin Wykonawczy
    1. Regulamin Wykonawczy składa się z niniejszego tekstu oraz następujących dokumentów i zobowiązań, które są wiążące dla ZHP i które w przypadku jakiegokolwiek konfliktu lub rozbieżności będą miały zastosowanie w następującym porządku pierwszeństwa:
      1. Umowa Współorganizacji Europejskiego Jamboree Skautowego 2020 i Zlotu ZHP „Gdańsk 2018” zawarta pomiędzy ZHP a Miastem Gdańskiem;
      2. Uchwały Głównej Kwatery ZHP oraz decyzje Naczelnika i Skarbnika ZHP dotyczące Zlotu;
      3. niniejszy Regulamin Wykonawczy;
      4. regulaminy i procedury wydawane przez Komendę Zlotu.
    2. Zobowiązania wynikające z Regulaminu Wykonawczego definiują, po pierwsze: warunki tego regulaminu, po drugie: przepisy Statutu ZHP, a po trzecie: stosowanie zasad interpretacji prawa polskiego.
  2. Prawo i odpowiedzialność za zorganizowanie Zlotu ZHP „Gdańsk 2018”
    1. Główna Kwatera ZHP powierza Komendzie Zlotu planowanie, zorganizowanie, finansowanie i przeprowadzenie Zlotu ZHP „Gdańsk 2018” (lub „Zlotu”), zgodnie z warunkami niniejszego Regulaminu Wykonawczego, przy czym Główna Kwatera ZHP powierza chorągwiom ZHP organizację wypoczynku dzieci i młodzieży – dla członków ZHP, który umożliwi reprezentacjom chorągwi uczestnictwo w Zlocie.
    2. Komenda Zlotu odpowiada za pomyślne zaplanowanie i zorganizowanie Zlotu. Komenda Zlotu dostarcza Głównej Kwaterze ZHP regularnie oraz na każde polecenie Głównej Kwatery ZHP informacje, sprawozdania bieżące oraz podsumowanie dotyczące planowania i procesu organizacji Zlotu. Główna Kwatera ZHP może przy tym żądać od Komendy Zlotu dodatkowych informacji oraz wyjaśnień, w związku ze sprawozdaniami bieżącymi oraz podsumowaniami przedstawianymi przez Komendę Zlotu.
    3. Zlot trwa w okresie od 6 sierpnia 2018 r. do 16 sierpnia 2018 r. włącznie, przy czym przed Zlotem (od 15 lipca 2018 r.) prowadzone są prace montażowe niezbędne dla potrzeb związanych z należytym przygotowaniem Zlotu, a po Zlocie (do dnia 30 sierpnia 2018 r.) prowadzony jest demontaż infrastruktury Zlotu.
  3. Sposób zorganizowania Zlotu
    1. Organizatorem Zlotu jest ZHP.
    2. Organizatorami wypoczynku dzieci i młodzieży zgodnie z Ustawą o systemie oświaty z dnia 7 września 1991 r. i rozporządzeniami wykonawczymi są poszczególne chorągwie ZHP, do których należy w szczególności:
      1. Zapewnienie pobytu i wyżywienia dla uczestników organizowanego wypoczynku;
      2. Zapewnienie transportu uczestników organizowanego wypoczynku;
    3. Program Wychowawczy Zlotu, za wyjątkiem części programu wieczornego organizowanego przez gniazda chorągwi organizuje Komenda Zlotu.
    4. Organizatorem służby kadry Zlotu jest ZHP.
    5. Uczestnicy Zlotu są zorganizowani w 10-osobowych zastępach zlotowych pod opieką pełnoletniego zastępowego (zastęp składa się z 9 uczestników i pełnoletniego opiekuna).
    6. Cztery zastępy zlotowe tworzą 40-osobową drużynę zlotową kierowaną przez pełnoletniego drużynowego zlotowego.
    7. Drużyny zlotowe tworzą gniazdo danej chorągwi kierowane przez komendanta gniazda mianowanego przez komendanta danej chorągwi.
    8. Zlotem kieruje Komendant Zlotu, który jest przełożonym komendantów gniazd, kadry Zlotu oraz wszystkich uczestników.
    9. Komendant gniazda jest przełożonym kadry gniazda, drużynowych i członków drużyn zlotowych wchodzących w skład tego gniazda.
    10. Drużynowy jest przełożonym zastępowych i członków zastępów zlotowych wchodzących w skład drużyny.
    11. Uczestnikami Zlotu mogą być: członkowie ZHP, członkowie innych organizacji harcerskich, członkowie organizacji zrzeszonych w Światowej Organizacji Ruchu Skautowego (WOSM), Światowym Stowarzyszeniu Przewodniczek i Skautek (WAGGGS), Międzynarodowym Bractwie Skautów i Przewodniczek (ISGF), uczestnicy Ogólnopolskiej Zbiórki Nieprzetartego Szlaku oraz Ogólnopolskiego Złazu Seniorów i Starszyzny Harcerskiej, pod warunkiem wniesienia wpisowego na pokrycie kosztów udziału w Zlocie określonych niniejszym Regulaminem Wykonawczym.
    12. Uczestnikami Zlotu mogą być inne osoby po uzyskaniu uprzedniej zgody Komendanta Zlotu.
    13. Komendanci gniazd do 30 maja 2018 r. przekazują Komendzie Zlotu potwierdzone przez komendanta i skarbnika chorągwi listy uczestników Zlotu z podziałem na pełne zastępy zlotowe i pełne drużyny zlotowe z wyodrębnieniem zastępowych i drużynowych zlotowych oraz listy kadry gniazda wygenerowane z systemu EventsAIR. Listy te stanowią podstawę do ustalenia wartości końcowej zobowiązania chorągwi z tytułu wysokości wpłat Dodatkowej Składki Członkowskiej Zadaniowej.
    14. Kadrę Zlotu tworzą: (a) Komendant i Komenda Zlotu, (b) wędrownicy, starszyzna, instruktorzy powołani do kadry Zlotu – pod warunkiem wniesienia wpisowego na pokrycie kosztów udziału w Zlocie określonych niniejszym regulaminem.
    15. Kadrę Gniazda Zlotowego tworzą: (a) komendant i komenda gniazda zlotowego, (b) drużynowi drużyn zlotowych, (b) inne osoby mianowane przez komendanta chorągwi i zgłoszone Komendantowi Zlotu – pod warunkiem wniesienia wpisowego z tytułu udziału w Zlocie.
    16. Gościem Zlotu jest każda osoba, która opłaci wpisowe za jednorazowy wstęp na teren Zlotu i otrzyma kartę wstępu na teren Zlotu, ważną jeden dzień oraz osoby uczestniczące w otwartym programie sceny na Wyspie Sobieszewskiej
    17. Gościem Harcerskim oraz Gościem Specjalnym Zlotu są osoby zaproszone przez Organizatora Zlotu lub Komendę Gniazda Chorągwi. Koszty pobytu osób, o których mowa w zdaniu poprzedzającym pokrywa zapraszający.
    18. Komendant Zlotu na wniosek komendanta gniazda lub z własnej inicjatywy, może: (a) wyrazić zgodę na przedłużenie pobytu gości na terenie zlotu, (b) zwolnić z wniesienia wpisowego.
    19. Goście Zlotu, którzy na terenie Zlotu nie przestrzegają Prawa Harcerskiego zostaną pozbawieni przepustek i poproszeni o opuszczenie terenu Zlotu.
  4. Komenda Zlotu
    1. Komenda Zlotu jest zespołem zadaniowym Głównej Kwatery ZHP w zakresie planowania, organizowania, finansowania i przeprowadzenia Zlotu. Naczelnik i Skarbnik ZHP udzielają stosownych pełnomocnictw Komendantowi i wskazanym Członkom Komendy Zlotu w celu realizacji procesu organizacyjnego Zlotu, w tym zaciągania zobowiązań w imieniu i ze skutkiem dla ZHP oraz dysponowania środkami finansowymi Zlotu.
    2. Naczelnik ZHP rozkazem mianuje Komendanta Zlotu oraz Zastępców Komendanta Zlotu i Członków Komendy Zlotu.
    3. Członków sztabu zlotu, kadrę zlotu oraz funkcyjnych zlotu za zgodą Komendy Zlotu powołuje Komendant Zlotu. Powołanie do służby na rzecz Zlotu wiąże się z zawarciem Porozumienia wolontariackiego, bądź innej umowy pomiędzy osobą powoływaną a ZHP. W celu zawarcia takiego porozumienia lub umowy konieczne może być dokonanie przez ZHP sprawdzenia osoby powoływanej w rejestrach prowadzonych przez Ministerstwo Sprawiedliwości, zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami.
  5. Zadania Komendy Zlotu
    1. Komenda Zlotu odpowiada za cały proces przygotowania, przeprowadzenia i ewaluacji Zlotu. Zadania Komendy Zlotu są następujące:
      1. Opracowanie, aktualizowanie i wdrożenie koncepcji organizacji zlotu;
      2. Opracowanie i wdrożenie Programu Wychowawczego Zlotu;
      3. Opracowanie i wdrożenie Harmonogramu Przygotowań Zlotu;
      4. Przygotowanie i uzgodnienie Planu Marketingowego;
      5. Przygotowanie i uzgodnienie Kosztorysu Zlotu;
      6. Przygotowanie i uzgodnienie miejsc do organizacji Zlotu;
      7. Przygotowanie i uzgodnienie opłat za uczestnictwo;
      8. Zdefiniowanie schematu organizacyjnego Komendy Zlotu i Sztabu Zlotu, rekrutowanie oraz utrzymywanie wolontariuszy i personelu;
      9. Zarządzanie relacjami z interesariuszami Zlotu, tj.: (a) Komendami gniazd chorągwi ZHP (b) reprezentacjami organizacji harcerskich i skautowych; (c) Główną Kwaterą ZHP; (d) Centralną Komisją Rewizyjną ZHP; (e) Miastem-Gospodarzem; (f) partnerami zewnętrznymi: marketingowymi i instytucjonalnymi; (g) prasą; (h) pozostałymi;
      10. Kontrolowanie i kierowanie realizacją projektu w zakresie: (a) czasu, zarówno w ramach projektu, jak i w odniesieniu do innych wydarzeń, (b) budżetu: w przygotowaniu, zatwierdzeniu, realizacji, procesach finansowych i ewaluacji; (c) HR; zarówno w ramach projektu, jak i na poziomie ogólnokrajowym w zarządzaniu pulą wolontariuszy;
      11. Składanie sprawozdań z postępów i wyników Głównej Kwaterze ZHP i Centralnej Komisji Rewizyjnej ZHP;
  6. Miasto-Gospodarz i Umowa Współorganizacji
    1. Komenda Zlotu współpracować będzie z Miastem-Gospodarzem w zakresie realizacji Umowy Współorganizacji, w tym przede wszystkim w celu wypełnienia przez ZHP zobowiązań, które ZHP wziął na siebie w zakresie realizacji Zlotu.
  7. Ochrona środowiska
    1. Komenda Zlotu przyjmie politykę zrównoważonego rozwoju. Komenda Zlotu zobowiązuje się do wypełniania swoich zobowiązań i działań w ramach niniejszego Regulaminu Wykonawczego w sposób, który obejmuje koncepcję zrównoważonego rozwoju środowiskowego i który jest zgodny z obowiązującym prawodawstwem w zakresie ochrony środowiska i służy promocji ochrony środowiska. W szczególności, koncepcja zrównoważonego rozwoju środowiskowego i zrównoważonego zarządzania wydarzeniem będzie koncepcją kierunkową dla przyszłego Europejskiego Jamboree Skautowego stanowiącą zachętę do powielania takich polityk w Europejskim Regionie WOSM i WAGGGS oraz na wydarzeniach regionalnych i krajowych, zawierając w sobie także kwestie związane z wykorzystaniem terenu Miasteczka Jamboree oraz innych obiektów i usług po zakończeniu wydarzenia, jak również, ogólnie ujmując, pozytywne dziedzictwo w polityce i praktyce ochrony środowiskowej zgodnie z Wartościami Skautingu.
  8. Bezpieczeństwo
    1. Komenda Zlotu wprowadzi stosowne regulaminy i procedury, których wdrożenie umożliwi zapewnienie bezpieczeństwa w Miasteczku Zlotowym, w tym bezpieczeństwa fizycznego uczestników Zlotu.
    2. Komenda Zlotu ściśle współpracować będzie ze służbami publicznymi w celu zapewnienia bezpieczeństwa uczestnikom Zlotu, w tym także zapewnienia bezpieczeństwa w przestrzeni publicznej poza terenem Miasteczka Zlotowego.
    3. Komenda Zlotu wdroży politykę ZHP w sprawie bezpieczeństwa dzieci i młodzieży we wszystkich działaniach związanych ze Zlotem.
  9. Prawa komercyjne i korzyści
    1. Wszelkie prawa i uprawnienia w odniesieniu do programów marketingowych i licencyjnych związanych ze Zlotem przynależeć będą do ZHP, z zachowaniem jednak wszelkich należnych porozumień licencyjnych, w tym m.in. dotyczących światowych praw do reprodukcji Światowego Znaku Skautowego.
  10. Języki
    1. Wszystkie oficjalne informacje i dokumentacja w związku z planowaniem i organizacją Zlotu sporządzana będzie w języku polskim.
    2. Znaki informacyjne, audiowizualia, ceremonie i wydarzenia sceniczne produkowane, prezentowane lub wykonywane podczas Zlotu będą w języku polskim i angielskim.
  11. Koszty organizacji Zlotu
    1. Koszty organizacji Zlotu dzielą się na następujące grupy pokrywane ze środków Dodatkowej Składki Członkowskiej Zadaniowej:
      1. Koszty infrastruktury – Koszty materiałów i usług związanych z dzierżawą, zagospodarowaniem i eksploatacją części wspólnych i ogólnodostępnych terenu zlotu, infrastruktura sanitarna w przestrzeniach wspólnych, energia elektryczna infrastruktury i oświetlenia terenu zlotu bez kosztów oświetlenia terenu gniazda, koszty przyłącza elektrycznego z licznikiem dla gniazda oraz kosztów zasilania zajęć programowych, koszty komendy zlotu związane z planowaniem, przygotowaniem, budową i rozbiórką miasteczka zlotowego oraz rozliczeniem zlotu i inne;
      2. Ubezpieczenie – Ubezpieczenie odpowiedzialności cywilnej Organizatora oraz ubezpieczenie NNW Kadry Zlotu;
      3. Koszty uczestnictwa „Wyprawka uczestnika” – „Wyprawka uczestnika” to przynajmniej: koszulka, chusta zlotowa, plakietka zlotowa, identyfikator ze smyczą;
      4. Koszty programowe „Program Wychowawczy Zlotu” –     Koszty materiałów i usług niezbędnych do przygotowania, przeprowadzenia zajęć programowych, zagospodarowania i uporządkowania miejsc realizacji zajęć programowych oraz innych kosztów związanych z zajęciami programowymi;
      5. Koszty transportu – Koszty transportu organizowanego przez organizatora dla uczestników w zakresie dojazdu na miejsce zajęć programowych oraz transferu z centrum rejestracyjnego w Amber Expo w Gdańsku do miasteczka zlotowego na Wyspie Sobieszewskiej;
      6. Koszty organizacji – Nie wymienione wcześniej koszty materiałów, usług i inne koszty organizacji Zlotu;
    2. Chorągwie ZHP pokrywają koszty następujących grup:
      1. Koszty wyżywienia – obejmują koszty produktów do przygotowania śniadania, drugiego śniadania i obiadokolacji, koszty półproduktów, koszty opakowań do drugiego śniadania, koszty odbioru odpadów organicznych, koszty infrastruktury marketów, koszty środków czystości; zakup wyposażenia drużyny, w tym: 2 taborety gazowe z reduktorami, komplet garnków i naczyń niezbędnych do przygotowania posiłków, 4 komplety stołów  (komplet to 1 stół i 2 ławki), zadaszenie, materiały do utrzymania czystości wyposażenia kuchni, gaz do taboretów w wypożyczonych od dostawcy butlach, wózek transportowy;
      2. Koszt pobytu (zakwaterowania) na zlocie – na który składa się koszt przygotowania i obsługi pola namiotowego, infrastruktury sanitarnej, energii elektrycznej i oświetlenia gniazda
      3. Koszty organizacyjne gniazda chorągwi – Koszty organizacji gniazda, koszty przyjazdu i powrotu uczestników, koszty energii elektrycznej zasilające gniazdo ustalone na podstawie odczytów licznika, nie wymienione wyżej koszty organizacji Zlotu ponoszone przez chorągwie koszty w związku z przygotowaniem, przeprowadzeniem i rozliczeniem Zlotu.
  12. Wpływy Zlotu
    1. Wpływami Zlotu są wpływy uzyskane przez ZHP i chorągwie ZHP.
    2. Wpływami Organizatora są: wpisowe (Dodatkowa Składka Członkowska Zadaniowa), wpływy ze sprzedaży produktów i usług, uzyskane dotacje, inne wpływy.
    3. Wpływami chorągwi ZHP są: wpłaty uczestników i kadry gniazda na pokrycie kosztów organizacyjnych wyjazdu (Dodatkowa Składka Członkowska Zadaniowa), wpływy uzyskane ze sprzedaży produktów, uzyskane dotacje, inne wpływy.
    4. Uczestnicy i kadra na pokrycie kosztów organizacji zlotu za pośrednictwem chorągwi ZHP lub bezpośrednio wpłacają organizatorowi dodatkową składkę członkowską zadaniową lub opłatę, zgodnie z wysokością określoną w decyzji Naczelnika ZHP i Skarbnika ZHP dla poszczególnych grup osób.
    5. Chorągwie ZHP przekazują Dodatkową Składkę Członkowską za udział w Zlocie na wydzielony rachunek bankowy Zlotu w terminie do dnia 30 maja 2018 r.
  13. Postanowienia końcowe
    1. Wydatki Zlotu nie mogą być większe niż zgromadzone środki finansowe.
    2. Do 31 października 2018 roku Komenda Zlotu składa Głównej Kwaterze ZHP końcowy raport o Zlocie zawierający informacje o liczbie uczestników, kadry, gości, wpływach, wydatkach, kosztach i sprawach niezakończonych.
    3. Interpretacji Regulaminu Wykonawczego w sprawach spornych dokonuje Główna Kwatera ZHP.
    4. Niniejszy Regulamin Wykonawczy wchodzi w życie z dniem podjęcia uchwały w przedmiocie jego przyjęcia.